Pico de matrículas do verão expõe gargalos no atendimento das academias

Com mercado cada vez mais concorrido, demora no cadastro, filas na recepção e processos manuais podem comprometer a conversão de novos alunos

O mercado brasileiro de academias quase triplicou em uma década. O número de centros de atividades físicas com CNPJ ativo passou de 22.581, em 2015, para 62.718, em 2025, segundo o Panorama Setorial Fitness Brasil. Com mais estabelecimentos disputando o mesmo consumidor, a chegada do verão e das metas de início de ano aumenta não apenas as oportunidades de novas matrículas, mas também a pressão sobre a operação.

Em períodos de maior procura, as academias costumam concentrar esforços em campanhas, promoções e condições especiais para atrair alunos. O investimento, porém, pode perder eficiência quando o interessado chega à unidade e encontra fila na recepção, demora para conhecer os planos ou um processo de matrícula com muitas etapas.

Para Carlos Alberto Machado de Souza, CEO da Genialtec, empresa especializada em soluções de autoatendimento, o momento da matrícula passou a ter peso decisivo na conversão.

“Quando uma pessoa decide começar a treinar, muitas vezes ela quer resolver tudo naquele momento. Se encontra demora, excesso de etapas ou depende da disponibilidade de um atendente para concluir o cadastro, existe o risco de adiar a decisão ou procurar outra academia”, afirma.

O desafio se intensifica porque o aumento da procura costuma ocorrer nos mesmos horários em que a recepção já precisa atender alunos ativos, esclarecer dúvidas, regularizar pagamentos e controlar o acesso à unidade. Assim, uma equipe que deveria acolher e orientar novos clientes acaba absorvida por tarefas administrativas e repetitivas.

Automação reduz etapas entre o interesse e o primeiro treino

Uma das alternativas adotadas pelo setor é transferir parte desses processos para canais de autoatendimento. A tecnologia permite que o próprio aluno consulte planos, conclua a matrícula, faça check-in e acesse ou imprima seu treino sem depender exclusivamente da recepção.

A Genialfit, solução desenvolvida pela Genialtec especificamente para academias, reúne essas funcionalidades em terminais conectados ao sistema de gestão utilizado pelo estabelecimento. Atualmente, a tecnologia está presente em mais de 700 unidades.

A integração é um ponto importante porque evita a criação de uma operação paralela. As informações registradas no terminal são atualizadas no sistema da academia, permitindo que cadastro, acesso e rotina de treino façam parte da mesma jornada.

“Não se trata apenas de instalar um equipamento. A tecnologia precisa resolver o gargalo específico daquela unidade e estar integrada à forma como ela já trabalha. Há academias que precisam acelerar matrículas, outras querem reduzir filas no check-in e algumas buscam ampliar a autonomia dos alunos”, explica Souza.

Tecnologia pode liberar a equipe para o relacionamento

A automação não elimina a importância da recepção. Ao retirar tarefas repetitivas da equipe, pode permitir que os profissionais dediquem mais tempo à apresentação da estrutura, à orientação dos novos alunos e ao relacionamento com quem já frequenta a academia.

“O contato humano continua fundamental, principalmente para quem está começando e precisa se sentir acolhido. A diferença é que o atendente deixa de concentrar seu tempo em digitar dados ou repetir processos e consegue atuar onde realmente agrega valor à experiência”, destaca o CEO.

Para as academias, o planejamento precisa ocorrer antes do aumento da procura. A implantação envolve integração, personalização, testes e adaptação da equipe. Quando esses ajustes são deixados para o período de pico, a unidade corre o risco de enfrentar problemas justamente quando surgem mais oportunidades de conquistar novos alunos.

“Academias investem muito para atrair o consumidor. O próximo passo é garantir que a operação esteja preparada para transformar esse interesse em matrícula e fazer com que o aluno consiga começar sua jornada sem barreiras desnecessárias”, conclui Souza.

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