Reforma Tributária coloca empresas em alerta e transforma fornecedor em questão de caixa

Compliance e tecnologia precisam andar juntos para que empresas evitem créditos fiscais travados e perdas financeiras com fornecedores irregulares a partir de janeiro.

Faltam menos de três meses para a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) substituir o PIS e a Cofins e inaugurar a fase efetiva do novo sistema de tributos sobre o consumo. Depois de um 2026 dedicado a testes, janeiro marca o momento em que a mudança passa a pesar no caixa das empresas. No novo modelo, o crédito fiscal do comprador está atrelado ao recolhimento do imposto na etapa anterior da cadeia.

Nesse desenho, a não conformidade deixa de ser apenas um problema de compliance e passa a representar perdas financeiras diretas. “Quem deixar para virar a chave na última hora vai enfrentar fricção nas vendas e abrir brechas de segurança”, afirma Murilo Cantarino, diretor Financeiro da Certta, empresa especializada em prevenção à fraude e verificação de identidade e documentos.

O novo sistema funciona como uma corrida de revezamento, a empresa só tem direito ao crédito se o tributo tiver sido efetivamente quitado na etapa anterior da cadeia de fornecimento. É o que estabelece a Lei Complementar 214/2025, que regulamentou a Emenda Constitucional 132/2023

e criou o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).

Terreno fértil para fraudes

Na prática, um vendedor inexistente, inativo ou que emite notas sem recolher o tributo pode ser suficiente para comprometer o crédito do comprador. “Saber se o fornecedor existe e opera de verdade deixa de ser só compliance e passa a ter impacto direto no caixa”, destaca Cantarino.

Por isso, ele acredita que a mudança manterá os times de prevenção à fraude em alerta até que os novos fluxos e processos se estabilizem. “É uma mudança de cenário que coloca a identidade de quem compra e de quem vende no centro do sistema”, explica.

Toda grande transição tributária abre brechas e gera incerteza: novos tributos entrando em vigor, os antigos sendo descontinuados aos poucos, mudanças nos fluxos de checkout e na emissão de notas fiscais, além de novos cadastros e integrações de pagamento. “Os fraudadores costumam se aproveitar justamente dessas fases de migração, quando os sistemas de regras ainda estão sendo calibrados e as pessoas ainda não sabem bem o que é normal”, alerta Cantarino. A ameaça pode vir por dois caminhos. O primeiro é o golpe direto, apoiado na confusão do momento. “Uma cobrança ‘do novo imposto’ que chega por e-mail, por exemplo, pode parecer legítima para muita gente”, diz o diretor Financeiro. O segundo está dentro da própria cadeia com o fornecedor que não existe, não opera ou não recolhe o tributo.

Empresas como fiscais

É nessas brechas que operam esquemas que o país já conhece bem. Empresas de fachada usadas para gerar créditos falsos de ICMS e PIS/Cofins já motivaram operações da Receita Federal e de fiscos estaduais, além de processos que se arrastam há anos. O que muda agora é o peso do risco, pois a saúde fiscal do fornecedor passa a impactar diretamente o caixa de quem compra.

Para Ana Maciel, especialista em inteligência fiscal da Systax, as companhias vão atuar como fiscais da própria cadeia de fornecedores, e quem tomar um crédito indevido pode ser responsabilizado junto. “Se tiver na mão dele a responsabilidade de pagar o imposto para eu poder tomar o crédito, eu preciso começar a analisar o perfil desse fornecedor”, resume.

A especialista lembra que nem todo erro envolve má-fé. Ela já viu capinha de celular ser classificada como caixinha de óculos: NCMs (Nomenclatura Comum do Mercosul) diferentes, tratamentos tributários diferentes e crédito errado dos dois lados.

Por onde começar?

Transformar essa atenção em prática exige bases cadastrais limpas e atualizadas, com a classificação fiscal dos produtos e os códigos tributários revisados. O desafio é o prazo, pois, segundo Ana, projetos de saneamento e adaptação levam de dois a seis meses para serem implementados.

Na avaliação da especialista, o caminho começa pela tecnologia, com um sistema integrado capaz de tratar o regime atual e o novo de forma conjunta e conectado à emissão da nota fiscal. Sem uma solução adequada, não há como controlar quais créditos são legítimos e quando tomá-los.

A revisão, porém, vai além da tecnologia. Contratos com fornecedores e clientes precisam ser renegociados, e há o desafio de treinar times que, em alguns casos, nunca lidaram com tributos. “A reforma tirou um ponto da mesa do departamento fiscal e botou lá no CFO (diretor financeiro)”, diz Ana.

Quem fizer a lição de casa sairá na frente. Ao dominar o mecanismo de crédito, a empresa pode repassar parte da economia ao preço final ou ampliar sua margem de lucro.

A Reforma Tributária também voltou ao debate no segundo turno das eleições, com menções a possíveis alterações em pontos do novo sistema e a uma eventual revisão do calendário de transição. Mesmo com as incertezas, cruzar os braços é uma aposta arriscada. Qualquer mudança dependeria de aprovação no Congresso, e, se o calendário se confirmar, quem não estiver preparado em janeiro pode enfrentar dificuldades na emissão de notas e operações travadas.

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